Privacy Policy

Prima di tutto, la tua privacy è importante per noi. Sì, lo sappiamo che lo dicono tutti, ma per noi è davvero così. Tu ci hai dato fiducia utilizzando i servizi di BookOffice.pro e noi lo apprezziamo molto. Questo significa che ci impegneremo a proteggere e a salvaguardare qualsiasi dato personale che ci fornisci. Agiamo nell’interesse dei nostri clienti e con trasparenza in merito al trattamento dei tuoi dati personali.

Questo documento descrive come utilizziamo e gestiamo i tuoi dati personali. Speriamo di farlo in un modo chiaro e comprensibile, così da non farti annoiare davanti a parole senza senso. In più, ti forniremo i recapiti necessari per contattarci in caso di domande sui tuoi dati personali. Saremo più che felici di risponderti. Ti invitiamo a leggere anche l’Informativa sui Cookie, che spiega in che modo BookOffice.pro utilizza i cookie e le tecnologie simili.

Se già ci conosci, saprai che BookOffice.pro offre un servizio di prenotazione online nel settore dei viaggi, fornito tramite i nostri siti e le nostre app per dispositivi mobili o tramite altre piattaforme online come i siti dei partner e i social media. Perché lo specifichiamo? Perché le informazioni che seguono si riferiscono a tutte le piattaforme, alle quali si applica la stessa Informativa sulla Privacy.

Questa informativa sulla privacy è valida per qualsiasi tipo di informazione che raccogliamo tramite queste piattaforme o tramite altri mezzi connessi alle piattaforme stesse (per esempio le e-mail inviate al nostro team di assistenza clienti). Speriamo che non ti annoierai troppo a leggerla tutta. Se sei uno dei nostri partner commerciali, assicurati di leggere anche l’Informativa sulla Privacy per partner commerciali, per sapere come vengono elaborati i dati personali come parte della collaborazione aziendale.

Occasionalmente potremmo aver bisogno di modificare questa Informativa sulla Privacy. Se vuoi restare sempre aggiornato, visita ogni tanto questa pagina e saprai sempre tutte le ultime novità. Se le modifiche che apportiamo all’Informativa sulla Privacy hanno un impatto nei tuoi confronti (ad esempio, se intendiamo trattare i tuoi dati personali per finalità diverse da quelle comunicate in passato nella presente Informativa sulla Privacy), verrai informato di tali modifiche prima che le nuove attività abbiano inizio.

Un appunto necessario: se non sei d’accordo con questa Informativa sulla Privacy, dovresti interrompere l’utilizzo dei nostri servizi. Se invece sei d’accordo, allora sei pronto per la prenotazione del prossimo Spazio tramite noi!

Che tipo di dati personali raccoglie BookOffice.pro?

Non possiamo aiutarti a prenotare lo Spazio perfetto se non ci fornisci informazioni. Per questo, quando utilizzi i nostri servizi, ci sono informazioni precise che ti dobbiamo chiedere, per esempio il nome, i recapiti per contattarti, eventuali nomi di chi viaggia con te e i dati per il pagamento. Tu stesso puoi decidere se inviarci richieste particolari per il tuo prossimo Spazio (ad esempio, talune preferenze). In aggiunta raccogliamo anche dati dal tuo computer, telefono, tablet o altro dispositivo che utilizzi per accedere ai nostri servizi. Questo include l’indirizzo IP, il browser che utilizzi e le impostazioni sulla lingua. Potremmo anche ricevere informazioni su di te tramite terze parti o raccoglierne automaticamente altre.

Perché BookOffice.pro raccoglie e utilizza i tuoi dati personali?

Lo facciamo per un buon motivo: per aiutarti a gestire le tue Prenotazioni dello Spazio online e per assicurarti il miglior servizio possibile. Utilizziamo i tuoi dati personali anche per contattarti e per informarti sugli sconti e le offerte speciali e su altri prodotti e servizi che riteniamo possano essere di tuo interesse.

In che modo BookOffice.pro condivide i tuoi dati con terze parti?

Ai servizi offerti da BookOffice.pro sono collegate diverse parti, in vari modi e per diverse ragioni. Lo scopo principale è la condivisione dei dati pertinenti al tuo Spazio con il Lessor per completare la Prenotazione dello Spazio. Anche altre parti potrebbero ricevere alcuni dati in quanto coinvolte nella fornitura dei servizi resi da BookOffice.pro. Queste includono, per esempio, istituti bancari, agenzie pubblicitarie, società sussidiarie del gruppo di cui fa parte BookOffice.pro e altre società affiliate di Web Job Trade srls o, in alcuni casi, se richiestoci dalla legge applicabile, enti pubblici o altre autorità. Noi non vendiamo né cediamo i tuoi dati personali.

In che modo vengono condivisi i tuoi dati personali all’interno del gruppo Web Job Trade srls?

BookOffice.pro fa parte del gruppo Web Job Trade srls.

In che modo BookOffice.pro gestisce le comunicazioni eventualmente inviate a BookOffice.pro da te e dal Lessor che hai prenotato?

BookOffice.pro può aiutare te e il Lessor a scambiare informazioni e richieste a proposito dei loro servizi o delle Prenotazioni dello Spazio effettuate. Tali scambi possono essere effettuati direttamente tramite BookOffice.pro.

In che modo BookOffice.pro utilizza i dispositivi mobili?

Offriamo app gratuite tramite le quali raccogliamo e gestiamo dati personali. Il processo è simile a quello che avviene tramite il nostro sito, ma in più utilizziamo anche servizi di localizzazione.

Che tipo di utilizzo fa BookOffice.pro dei social media?

L’utilizzo dei social media può essere integrato nei servizi di BookOffice.pro in vari modi, implicando la raccolta di dati personali da parte nostra o la ricezione di alcuni dati personali da parte del social media specifico.

Quali sono le procedure di messa in sicurezza e conservazione che BookOffice.pro utilizza per salvaguardare i tuoi dati personali?

Ci affidiamo a tutte le procedure opportune ed adeguate per evitare accessi non autorizzati ai dati, oltre a un eventuale utilizzo improprio dei dati dai noi trattati.

Come puoi controllare i dati personali che hai condiviso con BookOffice.pro?

Hai sempre il diritto di rivedere i tuoi dati personali che abbiamo raccolto. Puoi richiedere una panoramica dei tuoi dati personali tramite e-mail, scrivendoci all’indirizzo indicato qui sotto.

Chi è responsabile per la gestione dei dati personali raccolti tramite il sito e le app di BookOffice.pro?

Web Job Trade srls con Sede in Via Merine, 35 a Lecce, controlla la gestione dei dai personali raccolti tramite i suoi siti e le sue app per dispositivi mobili.

Che tipo di dati personali raccoglie BookOffice.pro?

Hai bisogno di maggiori informazioni? Ecco una descrizione più dettagliata dei dati che raccogliamo.

Dati personali che ci fornisci.

BookOffice.pro raccoglie e utilizza le informazioni che ci hai fornito. Quando effettui la Prenotazione dello Spazio, ti chiediamo come dati di base il tuo nome e l’indirizzo e-mail. A seconda della Prenotazione dello Spazio, potremmo anche chiederti il tuo indirizzo di casa, il numero di telefono, i dati per il pagamento, la data di nascita, il nome di eventuali altre persone che viaggiano con te e le preferenze (ad esempio le preferenze alimentari e limitazioni di mobilità) per il tuo Spazio.

Se vuoi metterti in contatto con il nostro team di assistenza clienti, o contattarci tramite altri mezzi (per esempio sui social media o comunicando tramite noi con il Lessor), noi raccoglieremo informazioni anche tramite questi canali. Agli ospiti potrebbe anche essere richiesto di scrivere una recensione per aiutare gli altri viaggiatori a trovare l’alloggio che cercano. Raccoglieremo da te informazioni racchiuse nelle tue recensioni, tra cui il nome visualizzato e l’avatar se ne scegli uno.

Possono esserci anche altri casi in cui dovrai fornirci informazioni. Per esempio, se stai navigando tramite il tuo dispositivo mobile, puoi decidere se autorizzare BookOffice.pro a vedere la tua posizione corrente o ad accedere ai tuoi contatti, al fine di ricevere la migliore esperienza e servizio possibile (ad esempio, per vedere le nostre guide delle città, i ristoranti o le attrazioni più vicine alla tua località o altre raccomandazioni). Puoi anche creare un account utente, che ti permetterà di salvare le tue impostazioni personalizzate, caricare foto, rivedere le prenotazioni passate oppure organizzare e gestire prenotazioni future oppure beneficiare delle altre funzionalità disponibili solamente ai titolari di un account (ad esempio incentivi o altri vantaggi che potremmo offrire).

Potresti decidere di partecipare in programmi di referral o giochi a premi, e anche in questo caso potresti dover fornire dati personali. Inoltre, hai la possibilità di fornirci la tua opinione o chiedere il nostro aiuto a proposito dell’utilizzo dei servizi di Spazio offerti da BookOffice.pro.

Dati personali che ci fornisci su altre persone.

Può succedere di non effettuare semplicemente una Prenotazione dello Spazio solo per te, ma anche per altre persone utilizzeranno lo Spazio con te, o di fare una Prenotazione dello Spazio per conto di un’altra persona. In questi casi, durante il processo di prenotazione dovrai fornire dati anche su di loro.

A questo punto, vogliamo specificare che è nostra responsabilità assicurare che le persone di cui hai fornito dati siano consapevoli di questo, e che abbiano compreso e accettato le modalità con le quali BookOffice.pro utilizza le loro informazioni (ossia così come descritto in questa Informativa sulla privacy).

Dati personali che raccogliamo automaticamente.

Se completi o meno una Prenotazione dello Spazio, quando visiti il nostro sito o le nostre app noi raccogliamo automaticamente alcune informazioni. Per esempio, il tuo indirizzo IP, la data e l’ora di accesso al nostro servizio, l’hardware, il software o il browser che utilizzi e informazioni sul sistema operativo del tuo computer, sulla versione dell’applicazione e sulle impostazioni della lingua. Noi raccogliamo inoltre informazioni sui tuoi click e sulle pagine che ti sono state mostrate.

Se utilizzi un dispositivo mobile, noi raccogliamo dati che identificano il tuo dispositivo, le impostazioni e le caratteristiche del telefono e attività di sistema tra cui i crash dell’app. Quando effettui la Prenotazione dello Spazio, il nostro sistema registra il mezzo e il sito tramite i quali hai effettuato la prenotazione o hai effettuato l’accesso al sito o alle app di BookOffice.pro.

Dati personali che riceviamo da altre fonti.

Oltre alle informazioni che ci fornisci direttamente, potremmo ricevere altri dati tramite diverse fonti, per esempio partner commerciali come gli affiliati, le società sussidiarie del gruppo di cui fa parte BookOffice.pro e altre società affiliate del gruppo Web Job Trade srls e terze parti indipendenti, e tutte le informazioni che riceviamo da queste fonti possono essere combinate con quelle ricevute direttamente da te. Ad esempio, i servizi di prenotazione di BookOffice.pro sono disponibili non solo su BookOffice.pro e le app di BookOffice.pro, ma sono anche integrati con i servizi di partner affiliati che puoi trovare online. Quando usi questi servizi, fornisci i dettagli delle tue prenotazioni ai nostri partner commerciali, che quindi li inviano a noi. Inoltre, ci appoggiamo a provider esterni per gestire i pagamenti tra gli utenti e il Lessor: questi provider di servizi condividono informazioni sui pagamenti, per aiutarci a gestirli e occuparci della tua Prenotazione dello Spazio, così da garantirti la migliore esperienza possibile.

Un altro esempio sono i servizi di comunicazione integrati nelle nostre piattaforme che ti permettono di metterti in contatto con il Lessor che hai prenotato per questioni riguardanti il soggiorno. Quando utilizzi queste funzionalità, in alcuni casi riceviamo dati sulle attività relative alla comunicazione (per esempio dove hai chiamato, chi sei e la data e la durata della chiamata). Potremmo anche ricevere altre informazioni per poterti mostrare contenuti pubblicitari più rilevanti, ad esempio ulteriori dati sui cookie messi a disposizione di BookOffice.pro dai partner di social media. Quando colleghi il tuo account su BookOffice.pro a quello su un social media, i dati personali vengono condivisi con BookOffice.pro dal titolare del servizio di social media, ma soltanto se tu stesso ne hai dato il consenso. Puoi sempre scegliere di non condividere questi dati.

Il Lessor condivide informazioni su di te con BookOffice.pro, per esempio quando hai domande su una Prenotazione dello Spazio in corso, o in caso di controversie su una prenotazione (anche se speriamo non accada mai).

Perché BookOffice.pro raccoglie e utilizza i tuoi dati personali?

Le informazioni su di te che che raccogliamo vengono utilizzate per vari scopi. Ecco a cosa servono i tuoi dati:

1. Prenotazione dello Spazio: prima di tutto, utilizziamo i tuoi dati personali per completare e gestire la tua Prenotazione dello Spazio online, cioè il principale scopo della nostra azienda! Questo comprende l’invio di comunicazioni che si riferiscono alla tua Prenotazione dello Spazio, come conferme, modifiche e promemoria.
2. Assistenza clienti: tramite i nostri uffici locali forniamo un’assistenza clienti, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Condividere i tuoi dati pertinenti, quali i dati della prenotazione o informazioni circa l’account utente, con la nostra assistenza clienti globale ci permette di essere a tua disposizione quando hai bisogno di noi, aiutandoti per esempio a trovare il Lessor giusto o rispondendo alle domande che potresti avere a proposito della tua Prenotazione dello Spazio o di altri argomenti.
3. Account: gli utenti di BookOffice.pro possono creare un account utente sul nostro sito o sulle app. Utilizziamo le informazioni che fornisci per gestire il tuo account, permettendoti di avere tante utili funzionalità. Puoi gestire le tue Prenotazioni dello Spazio, approfittare di offerte speciali, fare Prenotazioni dello Spazio in modo semplice e gestire le tue impostazioni personali. Scegliere le impostazioni personali può permetterti di gestire e condividere liste, vedere i Servizi di Spazio cercati in precedenza, condividere foto, controllare altre informazioni relative ai viaggi e vedere le recensioni che hai inviato. Se vuoi, puoi condividere alcune informazioni del tuo account utente creando un profilo pubblico associato al tuo nome vero o a un nome utente a tua scelta. Gli utenti con un account BookOffice.pro possono salvare i dettagli dei contatti, gestire le prenotazioni per viaggi d’affari e collegare all’account BookOffice.pro altri utenti.
4. Gruppi online o forum: potremmo consentire agli utenti con un account di unirsi a gruppi online o forum e interagire con altri utenti.
5. Attività di marketing: utilizziamo le tue informazioni anche per attività di marketing, tra cui per esempio:
   1. Utilizzare le tue informazioni per inviarti notizie periodiche su prodotti e servizi relativi al mondo dei viaggi. Puoi annullare l’iscrizione alle comunicazioni di marketing in qualsiasi momento in maniera facile e veloce. Devi solo cliccare sul link “Annulla l’iscrizione” presente in ogni newsletter o in altre comunicazioni.
   2. In base alle informazioni che condividi su di te, potremmo mostrarti offerte personalizzate sul sito di BookOffice.pro, sulle app o sui siti/app di terze parti (inclusi siti di social media) e il contenuto del sito da te visualizzato potrebbe essere personalizzato. Potrebbero essere offerte per prenotare direttamente sul sito di BookOffice.pro, su siti co-branded, o altre offerte o prodotti di terze parti che pensiamo potrebbero interessarti.
   3. Quando partecipi ad attività promozionali (per esempio lotterie, programmi di referral o giochi a premio), le informazioni a riguardo saranno utilizzate per gestire la tua tua partecipazione a queste promozioni.
6. Comunicazioni con te: potrebbe capitare di contattarti tramite e-mail, posta, telefono o SMS, a seconda del metodo di contatto che hai scelto. Inoltre, dovremo gestire le comunicazioni che tu invii a noi, per esempio nei seguenti casi:
   1. Rispondere e gestire richieste tue o dello Spazio che hai prenotato. BookOffice.pro offre agli ospiti e al Lessor diverse modalità, direttamente tramite BookOffice.pro stesso, per scambiare informazioni, richieste e commenti sulle loro offerte e sulle Prenotazioni dello Spazio effettuate. Per maggiori informazioni, scorri verso il basso e leggi la sezione “In che modo BookOffice.pro gestisce le comunicazioni eventualmente inviate a BookOffice.pro da te e dal Lessor che hai prenotato?”.
   2. Se non hai completato una Prenotazione dello Spazio online, potremmo contattarti con un invito a terminare la prenotazione. Crediamo che questo sia un utile servizio aggiuntivo che ti permette di andare avanti con una Prenotazione dello Spazio senza dover cercare di nuovo il Lessor o inserire di nuovo i dati della prenotazione.
   3. Quando utilizzi i nostri servizi, potremmo inviarti un questionario o invitarti a fornire una recensione sulla tua esperienza con BookOffice.pro o il Lessor.
   4. Inoltre ti inviamo altro materiale relativo alle tue Prenotazioni dello Spazio, per esempio indicazioni su come contattare BookOffice.pro in caso di bisogno mentre sei in Spazio, o informazioni utili che potrebbero servirti per organizzarti e vivere al meglio il tuo Spazio. Ti inviamo inoltre materiale sulle Prenotazioni dello Spazio attive o un promemoria delle precedenti prenotazioni effettuate su BookOffice.pro.
   5. Anche se non hai Prenotazioni dello Spazio attive, potremmo aver bisogno di inviarti altri messaggi di tipo amministrativo, per esempio avvisi di sicurezza.
7. Ricerche di mercato: a volte chiediamo ai nostri clienti di prendere parte a una ricerca di mercato. Ti preghiamo di prendere visione delle informazioni fornite quando sei invitato a partecipare al fine di comprendere quali dati personali vengono raccolti e come vengono ulteriormente utilizzati.
8. Migliorare i nostri servizi: utilizziamo i dati personali anche a scopi di analisi, al fine di migliorare i nostri servizi e arricchire l’esperienza degli utenti. I dati possono essere utilizzati anche a scopo di test, per la risoluzione di problemi e per migliorare la funzionalità e la qualità dei nostri servizi di Spazio online. L’obiettivo principale è quello di ottimizzare e personalizzare la nostra piattaforma online a seconda delle tue esigenze, rendendola più facile e piacevole da usare. Ci impegniamo ad utilizzare dati pseudonimizzati solo per fini analitici.
9. Recensioni degli ospiti e altre informazioni sulle destinazioni: durante e dopo lo Spazio prenotato con noi potresti essere invitato a lasciare una recensione. Potremmo anche dare la possibilità di lasciare una recensione a chi viaggiava con te o alle persone per cui hai prenotato. Questo invito richiede informazioni sul Lessor o la destinazione. I titolari di un account possono scegliere di mostrare una recensione con un nome utente (a tua scelta e da impostare nell’area dell’account) al posto del nome vero. Inoltre, i titolari di un account possono anche scegliere di mostrare la recensione come anonima. C’è inoltre la possibilità di aggiungere un avatar. Completando una recensione, ti dichiari d’accordo a renderla visualizzabile, per esempio, sulla relativa pagina dello Spazio sul nostro sito o sulle nostre app, sui nostri profili e sulle app di social media, sulla piattaforma online dello Spazio o del partner commerciale. Lo scopo è quello di informare gli altri viaggiatori a proposito della qualità del Servizio di Viaggi utilizzato, della destinazione che hai scelto o delle altre esperienze che hai deciso di condividere.
10. Monitoraggio delle telefonate: quando chiami il nostro team di assistenza clienti, BookOffice.pro utilizza un sistema automatico di rilevamento per associare il tuo numero di telefono alle tue prenotazioni attive, per far risparmiare tempo a te e allo staff dell’assistenza. I nostri operatori potrebbero comunque chiederti di identificarti, per assicurarci che i dati della tua prenotazione restino riservati. Durante le telefonate con il team dell’assistenza clienti, potrebbe attivarsi un sistema di ascolto o di registrazione della telefonata a scopo di controllo qualità e training degli operatori, che includono l’uso delle registrazioni ai fini di gestire reclami e rilevamento di frodi. Non tutte le telefonate vengono registrate e le registrazioni sono conservate per un periodo limitato di tempo e poi cancellate automaticamente in seguito, a meno che BookOffice.pro non abbia un legittimo motivo per conservarle più a lungo, per esempio in caso di indagini per frode o ai sensi di legge.
11. Promuovere un servizio sicuro e affidabile: al fine di creare un ambiente affidabile per te, per i tuoi compagni di Spazio, i partner commerciali di BookOffice.pro e i Proprietari di Strutture, utilizziamo dati personali per rivelare e prevenire frodi e altre attività illegali o non volute. In maniera analoga, usiamo dati personali ai fini di analisi di rischi e sicurezza, tra cui per effettuare prenotazioni e l’autenticazione di utenti. Per tali fini, potremmo essere tenuti a bloccare o mettere in attesa alcune prenotazioni fino alla conclusione della nostra analisi.
12. Scopi legali: infine, in alcuni casi, potremmo aver bisogno di utilizzare le tue informazioni per gestire e risolvere controversie legali, indagini governative e controlli di conformità, per far rispettare i termini di utilizzo del servizio di prenotazione online di BookOffice.pro o per ottemperare a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche.

La comunicazione di dati personali a BookOffice.pro è su base volontaria. Tuttavia, a seconda del tipo di servizio che vuoi utilizzare, potremmo essere in grado di offrirtelo solamente se vengono raccolti taluni dati personali. Ad esempio, non possiamo elaborare la tua Prenotazione dello Spazio se non raccogliamo il tuo nome e i tuoi dati di contatto.

Se utilizziamo mezzi automatizzati per il trattamento di dati personali che producono effetti giuridici o che incidono in maniera significativa su di te, adotteremo misure opportune per salvaguardare i tuoi diritti e le tue libertà, ivi compreso il diritto di ottenere l’intervento umano.

Per gestire i tuoi dati personali così come descritto finora, ci basiamo sui seguenti principi:

Per quanto riguarda le finalità A e B. BookOffice.pro utilizza come base giuridica la necessità di trattare i dati personali per l’esecuzione del contratto, specificamente per finalizzare e amministrare la tua Prenotazione dello Spazio. Se non vengono forniti i dati personali necessari, BookOffice.pro non può completare la Prenotazione dello Spazio, e non può fornire il servizio clienti. Per quanto riguarda le finalità da C a K, BookOffice.pro si affida al proprio legittimo interesse commerciale di fornire i propri servizi, prevenire frodi e migliorare i servizi. Quando i dati personali vengono utilizzati per il legittimo interesse di BookOffice.pro o di un terzo, BookOffice.pro effettuerà in ogni caso un bilanciamento tra i tuoi diritti e interessi per la protezione dei tuoi dati personali e i diritti e interessi di BookOffice.pro o della terza parte. Per quanto riguarda la finalità L, BookOffice.pro si affida, laddove applicabile, alla ottemperanza dei propri obblighi di legge (ad esempio richieste legittime da parte di enti pubblici). Laddove richiesto dalla legge applicabile, BookOffice.pro richiederà il tuo consenso prima di trattare i tuoi dati personali per finalità di marketing diretto.

Se desideri opporti al trattamento descritto ai punti da C a K e non sono messi a tua disposizione meccanismi di opt-out diretto (per esempio nelle impostazioni del tuo account), ti preghiamo di contattarci al seguente indirizzo di posta elettronica: info@bookoffice.pro

In che modo BookOffice.pro condivide i tuoi dati con terze parti?

In alcuni casi condivideremo i tuoi dati personali con terze parti.

1. Il Lessor prenotato: questo è un aspetto cruciale per il nostro lavoro! Per completare la Prenotazione dello Spazio, dobbiamo trasferire i relativi dati al Lessor che hai prenotato. A seconda della Prenotazione dello Spazio e dello Spazio, questo può comprendere il tuo nome, i dati di contatto e del pagamento, il nome degli ospiti che viaggiano con te e le preferenze o altre informazioni eventualmente indicate quando hai effettuato la Prenotazione dello Spazio. In caso avessi domande sul tuo Spazio, potremmo aver bisogno di contattare il Lessor e chiedere che siano loro a gestire la tua richiesta. A meno che il pagamento non sia effettuato durante il processo di prenotazione tramite il sito di BookOffice.pro, dovremo inoltrare i dati della tua carta di credito al Lessor che hai prenotato per gestire il pagamento stesso (ammesso che tu abbia fornito i dati durante il processo di prenotazione). In caso di contestazioni riguardanti la prenotazione, potremmo aver bisogno di fornire al Lessor le informazioni necessarie sul processo di prenotazione per gestire la contestazione, per esempio una copia della tua conferma di prenotazione come prova dell’effettiva esistenza della Prenotazione dello Spazio.
2. L’ufficio locale di BookOffice.pro: per garantire il supporto all’utilizzo dei servizi di BookOffice.pro, i tuoi dati potrebbero essere condivisi con le aziende che fanno parte dello stesso gruppo di BookOffice.pro, che agiscono quali provider di servizi di BookOffice.pro, ivi compreso in relazione al servizio di assistenza clienti. Per saperne di più sulle aziende del gruppo di BookOffice.pro, visita la sezione Chi Siamo.
3. Servizi di terze parti: utilizziamo aziende di servizi, che non fanno parte del gruppo a cui appartiene BookOffice.pro, per ricevere supporto nella fornitura dei servizi di BookOffice.pro. Queste aziende di servizi forniscono servizi come:
   • assistenza clienti
   • ricerche di mercato
   • rilevamento di frodi e servizi di prevenzione, tra cui i controlli anti frode
   • servizi di pagamento. Usiamo terze parti per elaborare i pagamenti, gestire gli storni o fornire i servizi di raccolta fatture. Quando tu o il titolare della carta di credito utilizzata per la Prenotazione dello Spazio richiedete uno storno per la tua prenotazione, abbiamo bisogno di condividere alcune informazioni sulla prenotazione stessa al fornitore di servizi di pagamento e allo specifico istituto finanziario, al fine di gestire lo storno. Per esempio, potremmo condividere una copia della tua conferma di prenotazione o l’indirizzo IP utilizzato per prenotare. Potremmo condividere informazioni con l’istituto finanziario specifico, se riteniamo che sia assolutamente necessario a scopo di rilevamento e prevenzione di frodi.
   • servizi di marketing. Condividiamo i dati personali con partner che si occupano di marketing, compresi gli indirizzi e-mail, come parte dei servizi di marketing di BookOffice.pro tramite parti terze. Facciamo del nostro meglio per condividere gli indirizzi e-mail in forma crittografata con un database clienti preesistente, affinché gli indirizzi e-mail non possano essere usati per altre finalità. Per maggiori informazioni sulla pubblicità personalizzata e sulle tue opzioni, leggi i paragrafi “Come sono utilizzati i cookie?” e “Quali sono le tue opzioni?” della nostra Informativa sui Cookie.

A tutti i fornitori dei servizi viene chiesto di salvaguardare attentamente i tuoi dati personali.

1. Autorità competenti: condividiamo dati personali con le forze dell’ordine quando richiesto dalla legge o se assolutamente necessario per la rilevazione, la prevenzione o lo svolgimento di procedimenti legali nei confronti di frodi o reati, o se siamo altrimenti tenuti ai sensi di legge. Potremmo dover condividere dati personali con le autorità competenti per proteggere e difendere i nostri diritti o beni, o i diritti e i beni dei nostri partner commerciali.
2. Partner commerciali: lavoriamo con molti partner commerciai in tutto il mondo. Questi partner commerciali distribuiscono o commercializzano i servizi di BookOffice.pro, tra cui i servizi e i prodotti dei nostri Proprietari di Strutture.

Quando prenoti su uno dei siti o su un’app di un nostro partner commerciale, alcuni dati che fornisci, quali il tuo nome, indirizzo e-mail, il tuo indirizzo, dettagli di pagamento e altre informazioni rilevanti, saranno condivisi anche con noi per completare e amministrare la tua Prenotazione dello Spazio. Se l’assistenza clienti è fornita dal partner, BookOffice.pro condividerà i dati relativi alla tua prenotazione con il partner (se e quando necessario) al fine di fornirti un supporto appropriato ed efficiente. Quando prenoti tramite il sito di uno dei nostri partner commerciali, quest’ultimo potrebbe ricevere alcuni dei tuoi dati personali legati alla prenotazione specifica, quali il tuo nome e l’indirizzo di posta elettronica. Questo avviene per loro scopi interni (per esempio per finalità di analisi) e, se richiesto da te, anche per la gestione di programmi fedeltà o per marketing.

Quando prenoti sul sito di un partner commerciale, ti invitiamo a leggere le loro informative sulla privacy in caso volessi capire meglio in che modo saranno gestiti i tuoi dati personali. A scopo di rilevamento e prevenzione di frodi, e quando assolutamente necessario, potremmo anche scambiare informazioni sui nostri utenti con i nostri partner commerciali.

1. • Booking.Basic: Noi potremmo offrirti la possibilità di effettuare una prenotazione Booking.Basic. Le prenotazioni Booking.Basic sono facilitate da un Lessor diverso da quello del soggiorno prenotato. Nell’ambito del processo di prenotazione, siamo obbligati a condividere alcuni dei tuoi dati personali relativi a quella prenotazione con il partner commerciale in questione. Se viene usato Booking.Basic, ti preghiamo di controllare le informazioni fornite durante la prenotazione o di consultare la conferma di prenotazione per ulteriori informazioni sul Lessor e sulle modalità di trattamento dei tuoi dati personali da parte loro.
2. Il gruppo Web Job Trade srls: per sapere come potremmo condividere i tuoi dati personali con il gruppo Web Job Trade srls.

La trasmissione di dati personali come descritta nella presente Informativa sulla Privacy può comprendere il trasferimento oltreoceano verso paesi che non prevedono leggi sulla protezione dei dati esaustive e complete come quelle dei paesi dell’Unione Europea. Laddove previsto dalla legge Comunitaria, noi trasferiremo dati personali solamente a destinatari che offrono un livello di tutela adeguato dei dati personali. In tali circostanze potrebbe essere necessario stabilire misure contrattuali per garantire che la protezione dei dati sia in linea con gli standard Europei. Potrai chiedere di prendere visione di una copia di tali accordi contrattuali contattandoci secondo le modalità sotto descritte.

In che modo vengono condivisi i tuoi dati personali all’interno del gruppo Web Job Trade srls?

BookOffice.pro fa parte del gruppo Web Job Trade srls.

Potremmo ricevere i tuoi dati personali da altre aziende del gruppo Web Job Trade srls o condividere i tuoi dati con loro per le seguenti finalità:

1. Per fornire servizi (tra cui effettuare, amministrare e gestire le prenotazioni o gestire i pagamenti)
2. Per fornire assistenza ai clienti
3. Per individuare, prevenire e indagare sui casi di frode, violazione dei dati e altre attività illegali
4. Per scopi analitici e per il miglioramento dei prodotti
5. Per fornire offerte personalizzate o inviarti materiale promozionale con il tuo consenso, se non diversamente consentito dalla legge applicabile
6. Per assicurare la conformità con le leggi vigenti.

Salvo diverse indicazioni, per quanto riguarda le finalità da A a E, BookOffice.pro si affida al proprio legittimo interesse di condividere e ricevere dati personali. Per quanto riguarda la finalità F, BookOffice.pro si affida, laddove applicabile, all’ottemperanza dei propri obblighi di legge (ad esempio richieste legittime da parte di forze dell’ordine).

A titolo di esempio, BookOffice.pro lavora a stretto contatto con Rentalcars.com per offrire servizi di trasporto su strada ai propri clienti. Tutte le aziende che fanno parte del gruppo Web Job Trade srls potrebbero aver bisogno di trasferire dati personali dei clienti per assicurare la protezione dei propri utenti nei confronti di attività fraudolente sulle proprie piattaforme online.

In che modo BookOffice.pro gestisce le comunicazioni eventualmente inviate via BookOffice.pro da te e dal Lessor che hai prenotato?

BookOffice.pro può offrire a te e al Lessor diversi canali di comunicazione (presenti su BookOffice.pro stesso) a proposito della Prenotazione dello Spazio esistente e del Servizio di Viaggi. Tramite l’area del tuo profilo, l’app di BookOffice.pro e tramite altri canali che potremmo rendere disponibili tu e il tuo Lessor potete contattare BookOffice.pro per domande sulla tua Prenotazione dello Spazio.

BookOffice.pro accede alle comunicazioni e utilizza sistemi automatici per rivedere, scansionare e analizzare le comunicazioni stesse per finalità di sicurezza, prevenzione frodi, conformità con i requisiti legali e normativi, indagini su potenziali reati, sviluppo e miglioramento dei prodotti, ricerca, coinvolgimento dei clienti, per esempio fornendoti informazioni e offerte che pensiamo potrebbero interessarti, e assistenza clienti o tecnica. Ci riserviamo il diritto di bloccare la consegna delle comunicazioni, o di effettuare verifiche, nel caso in cui lo ritenessimo necessario a nostra discrezione, per esempio se pensiamo possa contenere contenuti dannosi, spam o qualsiasi tipo di rischio per te, per le strutture partner, per BookOffice.pro o per altri. Ricorda che tutte le comunicazioni inviate o ricevute tramite gli strumenti di BookOffice.pro saranno ricevute e conservate BookOffice.pro. I partner commerciali presso i quali hai prenotato e il Lessor potrebbero decidere di comunicare direttamente con te tramite e-mail o altri canali al di fuori del controllo di BookOffice.pro.

Che tipo di utilizzo fa BookOffice.pro dei social media?

Noi di BookOffice.pro utilizziamo i social media in vari modi, per esempio per agevolare l’utilizzo del servizio di prenotazione online, per promuovere i prodotti dei nostri Proprietari di Strutture legati al mondo dei viaggi e per pubblicizzare, migliorare e facilitare l’utilizzo dei nostri servizi. Puoi scegliere di non usare l’opzione relativa ai social media.

1. Accesso con il tuo account di social media. Ti offriamo la possibilità di accedere all’account di BookOffice.pro tramite il tuo account di social media, così non dovrai ricordare tanti nomi utente e password per i diversi servizi online. Dopo che hai fatto il login la prima volta, potrai sempre usare il tuo account di social media per entrare su BookOffice.pro. Potrai comunque decidere di separare i due account in qualsiasi momento.
2. Integrazione dei plugin di social media. Abbiamo integrato plugin di social media sul sito e sulle app di BookOffice.pro. Questo significa che, quando clicchi su uno dei bottoni (per esempio, il “Mi piace” di Facebook), alcune informazioni vengono condivise con i fornitori del servizio di social media. Se sei contemporaneamente loggato anche nel tuo account di social media, il fornitore del servizio di social media potrebbe collegare tali informazioni al tuo account social media, visualizzarle sul tuo profilo di social media e condividerle con altre persone nella tua rete di contatti.
3. Altri servizi e funzioni di social media. Potremmo integrare altri servizi di social media (come un sistema di scambio messaggi) per interagire con BookOffice.pro o con i tuoi contatti a proposito dei nostri servizi. Potremmo anche essere presenti gestendo account di social media e offrendo app su diverse piattaforme social. Se scegli di collegarti a BookOffice.pro tramite social media, il tuo fornitore del servizio social potrebbe consentirti di condividere informazioni con BookOffice.pro. Se opti a favore della condivisione, di solito sarà il tuo provider a comunicarti quali informazioni saranno condivise. Per esempio, quando accedi al tuo account su BookOffice.pro tramite il tuo account di social media, alcune informazioni (in base alle autorizzazioni che hai fornito al tuo provider) potrebbero essere condivise con BookOffice.pro. Tra di esse, il tuo indirizzo e-mail, la tua età o la foto del profilo così come hai impostato nel tuo account utente.

Quando ti registri su un’app di social media di BookOffice.pro o ti colleghi a un sistema di scambio messaggi senza avere un account di BookOffice.pro, le informazioni che decidi di condividere possono includere le informazioni di base disponibili sul tuo profilo di social media (inclusi l’indirizzo e-mail, gli aggiornamenti di stato e la lista dei tuoi contatti). Utilizzeremo queste informazioni, per esempio, per fornirti il servizio che hai richiesto, per inoltrare un messaggio che vuoi inviare ai tuoi contatti o per creare un’esperienza utente personalizzata nell’app stessa o sul nostro sito. Potremo, quindi, se ce lo richiedi personalizzare i nostri servizi in base alle tue esigenze, offrire a te e ai tuoi amici le migliori destinazioni di Spazio e analizzare e migliorare i nostri servizi relativi al mondo dei viaggi. Il tuo fornitore di servizi di social media potrà fornirti maggiori dettagli su come utilizza e gestisce i tuoi dati quando ti colleghi a BookOffice.pro tramite il social stesso, ad esempio combinando i dati personali da loro raccolti quando usi BookOffice.pro tramite loro con le informazioni da loro raccolte quando usi altre piattaforme online collegate al tuo provider di social media.

Quali procedure di sicurezza e di conservazione dei dati mette in atto BookOffice.pro per salvaguardare i tuoi dati personali?

Noi ci affidiamo a procedure apposite per impedire accessi non autorizzati ai dati, oltre al loro uso improprio.

Utilizziamo appositi sistemi e procedure del settore per salvaguardare i dati personali che ci fornisci. Ci affidiamo anche a procedure di sicurezza e a limitazioni tecniche fisiche al fine di impedire l’accesso e l’utilizzo dei dati personali contenuti nei nostri server. Solo il personale autorizzato può accedere ai dati personali durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Noi conserviamo i tuoi dati personali per tutto il tempo che riteniamo necessario per consentirti di utilizzare i nostri servizi, per fornirti i nostri servizi (tra cui per la manutenzione dell’account utente online, se creato), per ottemperare alle leggi applicabili, per risolvere controversie con qualsiasi parte e se altrimenti necessario per permetterci di svolgere la nostra attività commerciale, tra cui per prevenire e rivelare frodi o altre attività illegali. Tutti i dati personali da noi conservati sono disciplinati dalla presente Informativa sulla Privacy.

Come puoi controllare i dati personali che hai condiviso con BookOffice.pro?

Vogliamo che tu abbia il controllo sulle modalità di trattamento dei tuoi dati personali. Questo lo puoi fare nei seguenti modi:

1. puoi richiederci una copia dei tuoi dati personali in nostro possesso;
2. ci puoi informare di eventuali modifiche ai tuoi dati personali, o ci puoi chiedere di correggere qualsiasi tuo dato personale in nostro possesso; tuttavia, come descritto in seguito, potresti essere in grado di effettuare le modifiche da solo;
3. in talune circostanze, ci puoi richiedere di cancellare, bloccare o limitare il trattamento dei tuoi dati personali in nostro possesso, o di opporti a particolari modalità di trattamento dei tuoi dati personali; e
4. in talune situazioni, ci puoi anche richiedere la trasmissione dei tuoi dati personali a terze parti.

Quando utilizziamo i tuoi dati personali sulla base del tuo consenso, hai diritto di revocare tale consenso in qualunque momento ai sensi della legge applicabile. Inoltre, quando trattiamo i tuoi dati personali sulla base di un legittimo interesse o un pubblico interesse, hai il diritto di opporti in qualunque momento all’uso dei tuoi dati personali ai sensi della legge applicabile.

Contiamo su di te per assicurarci che i tuoi dati personali siano completi, esatti e attuali. Ti preghiamo di informarci immediatamente se vi sono eventuali cambiamenti o inesattezze circa i tuoi dati personali.

Se hai un account utente online, puoi accedere ad un’ampia quantità di dati personali che ti riguardano tramite le nostre app/siti. Le nostre app/siti generalmente ti presentano la possibilità di aggiungere, aggiornare o rimuovere informazioni su di te.

Se qualunque dato personale su di te non fosse accessibile tramite app/sito, puoi inviarci una richiesta senza costo alcuno. Per qualsiasi richiesta inerente a questa Informativa sulla Privacy o se vuoi presentare un reclamo, ti preghiamo di contattare il nostro Responsabile per la Protezione dei Dati al seguente indirizzo di posta elettronica: info@BookOffice.pro. Puoi anche contattare la tua autorità nazionale per la protezione dei dati.

Se desideri opporti al trattamento dei tuoi dati personali sulla base di un legittimo interesse e se non sono messi a tua disposizione meccanismi diretti di opt-out, ti preghiamo di contattarci al seguente indirizzo di posta elettronica: info@BookOffice.pro.

Chi è responsabile per il trattamento dei dati personali sul sito e sulle app di BookOffice.pro e come contattarci?

BookOffice.pro B.V. controlla la gestione dei dati personali come descritto nella presente Informativa sulla Privacy. BookOffice.pro srls ha sede legale in Via Merine, 35 – 73100 Lecce.

Se hai domande su questa Informativa sulla Privacy o sull’elaborazione dei tuo dati personali, invia un’e-mail al nostro indirizzo e ti ricontatteremo.